Die Fünf Schritte des BPM

Die Fünf Schritte des BPM

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BPM

Fast jedes Unternehmen setzt heutzutage auf Business Process Management (BPM). Einige gehen diesen Schritt bewusst mit der Hilfe von Software, andere unbewusst mit der Bemühung, ihre Prozesse ständig zu optimieren. Für ein gutes BPM sind nur fünf Schritte nötig. Wir möchten Ihnen diese im folgenden Beitrag vorstellen.

Was ist BPM?

Bevor wir uns mit den fünf Schritten des BPM-Prozesses beschäftigen, sollten diejenigen unter Ihnen, die neu im Thema sind, erst einmal wissen, was BPM überhaupt ist.

Bei BPM (Business Process Management) handelt es sich um eine systematische Methode und softwaregestützte Techniken, die dabei helfen sollen, Geschäftsprozesse in einem Unternehmen zu optimieren. Hierzu werden die einzelnen Schritte des Prozesses beobachtet, analysiert, angepasst, modelliert und überwacht. Haben Sie weitere Fragen zur Definition von BPM? Dann besuchen Sie einfach https://www.ser.de/themen/was-ist-bpm.html.

Modellierung

Der erste Schritt des BPM ist die Modellierung oder auch Modellplanung. In dieser Phase werden zunächst Prozesse ausgewählt und definiert. Nach Rücksprache mit dem Unternehmen werden individuelle Soll-Prozesse festgelegt, die optimal auf die Gegebenheiten und Wünsche abgestimmt sind.

Implementierung oder Anwendung

Anschließend werden die Geschäftsprozesse aufgenommen und dokumentiert, ehe sie in der Prozesslandschaft, IT-gestützt und gegebenenfalls automatisiert, implementiert beziehungsweise angewendet werden. Dabei sind alle Abläufe und Alternativen strikt vorgeschrieben. Abweichungen sind somit ausgeschlossen.

Überwachung und Kontrolle

Zu einem der wichtigsten Schritte oder Steuerkomponenten im BPM zählt die Kontrolle. Hierbei werden die Prozessverläufe, zum Beispiel die Durchlaufzeiten, ständig überwacht und visualisiert dargestellt. Da genaue und zeitnahe Informationen die wichtigste Voraussetzung für die spätere Optimierung sind, stehen die zur Überwachung benötigten Informationen jederzeit und überall in Echtzeit zur Verfügung.

Analyse

Bevor die Prozesse optimiert werden können, müssen zunächst die ermittelten Daten aus der Überwachungsphase auf Leistung und Zielerreichung hin analysiert werden. Dabei beruht das Bewertungssystem auf den unternehmenseigenen Strategien und Zielen. In der Analyse wird der Status-Quo des Unternehmens festgestellt. Er gibt Informationen über die Auslastung der Ressourcen und möglichen Engpässe. Außerdem werden eventuelle Schwachstellen und Verbesserungspotentiale offengelegt, die dann wiederrum in Form von optimierten Prozessen im Soll-Plan modelliert und dokumentiert werden können.

In der Analyse werden also die Ist-Werte mit den Soll-Werten verglichen. Hierzu müssen Parameter bestimmt werden, die klar bestimmen, was gemessen beziehungsweise optimiert werden soll. Denn nur, wenn Prozesse messbar sind, können sie auch optimiert werden. Messwerte können unter anderem die Gesamtlaufzeit oder aber die Gesamtkosten des Prozesses sein. Mit Hilfe der Analyse lassen sich also Durchschnittswerte und Abweichungen feststellen, die dann in Reports zusammengefasst werden. Kurz gesagt wird also der Ist-Zustand der Geschäftsprozesse mit der in der Modellierung festgelegten Soll-Situation des Unternehmens verglichen und angepasst.

Optimierung oder Iteration

Abschließend geht es an die Optimierung der bis dahin gewonnenen Erkenntnisse. Diese werden zu Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet, um darauf basierend neue Prozessstrukturen entwerfen zu können. Diese werden, nachdem sie mit Kennzahlen versehen wurden, dem Zielsystem zugeordnet. Zu einer erfolgreichen Optimierung zählen auch das Entwerfen von Lösungen und Ausführen von Simulationen zur Überprüfung. Beispiele einer Prozessoptimierung sind unter anderem die Verbindung von Prozessen oder das Vermeiden unnötiger Eingaben. Nach der Optimierungsphase müssen die Prozesse erneut angepasst werden. Es folgt also eine weitere Modellierungsphase.

Die fünf Schritte des BPM sind demnach ein unendlich andauernder Zyklus. Denn aufgrund der schnell voranschreitenden Modernisierung und Digitalisierung wird es innerhalb eines Prozesses immer Optimierungsmöglichkeiten geben.

Foto: geralt/www.pixabay.com

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