Braucht Ihr Unternehmen ECM oder haben Sie all die Daten, Informationen und Dokumente der Firma auch so voll im Blick? Berater sagen, Ihre Firma könnte effizienter arbeiten mit diesem Enterprise Content Management, kurz ECM genannt. Doch wieso, was verbirgt sich dahinter?

Was ist ECM?

Allgemein gesagt, steht dieses Akronym für eine Strategie um die Daten, Informationen und Dokumente der Firma sinnvoll zu verwalten. Dabei wird dieser Content so gebündelt und aufbereitet, dass Sie möglichst schnell über die Fakten verfügen, die Sie gerade benötigen.

Rechnen Sie einmal nach, wie viel Zeit vergeht, wenn Sie ein Angebot erstellen, Kundenanfragen detailliert beantworten oder den Finanzbericht verfassen wollen. Sie öffnen Mails, Tabellen, Ordner, durchsuchen die Dokumente, tragen die Fakten zusammen und wertvolle Arbeitszeit verstreicht.

ECM kürzt diese Prozedur ab, liefert alle relevanten Fakten auf einen Blick. Sie benötigen dafür nur die entsprechende Software, die zu den Abläufen Ihres Unternehmen passt. Mit diesem Werkzeug ECM führen Sie alle Informationen zusammen und jeder Mitarbeiter kann ohne Umschweife darauf zurückgreifen.

Stark vereinfacht lässt sich der Vorgang so beschreiben: Daten werden gesammelt, in das System eingestellt, modifiziert, gespeichert und entsprechend der Suchanfrage bereitgestellt.

Eine Technologie mit Zukunft?

Nun ist ECM schon einige Jahre auf dem Markt und immer mehr Firmen erkennen den Nutzen dieser Systeme. In einem Interview wies die Sales Managerin der Cebit, Melanie Stehr, auf die zunehmende Bedeutung von ECM in den Anwenderbranchen hin. Sie vertritt die Ansicht, das ECM „erwachsen geworden ist“ und endlich in „der Breite der Unternehmen“ angekommen ist.

Jedoch ist sich die Fachwelt über den momentanen Stellenwert des Akronyms ECM nicht wirklich einig. Die einen reden es tot, andere sprechen bereits von ECM next, schließlich hat sich die digitale Arbeitswelt weiter entwickelt, Dienste wie Cloud eröffnen weitere Möglichkeiten. Befürworter und Anbieter arbeiten daran, die Technologie weiterzuentwickeln und zukunftsfähig zu machen.

Finden Sie die ideale Lösung für Ihr Unternehmen

Selbstverständlich muss Ihr modernes ECM auf die Bedürfnisse und Arbeitsweise genau Ihrer Firma abgestimmt sein. Eine Behörde benötigt ein anderes Enterprise Content Management System als ein Handwerksbetrieb oder ein Krankenhaus. Deshalb halten die Anbieter branchenspezifische Lösungen bereit, die auch gesetzliche Vorgaben beachten. Sicher gibt es auch für Sie eine optimale Software.

Damit Sie Ihr Enterprise Content Management optimal ausnutzen, sollten Sie gleich zu Beginn auch bisher nicht digitalisierte Dokumente einscannen und mit erfassen. Dank ECM haben Sie dann also Ihren gesamten Informationsbestand gut strukturiert beisammen und können Daten fallbezogen abrufen.

Neben dem zeitsparenden Effekt birgt es weitere Vorteile, zum Beispiel:

• Alle Berechtigten können überall auf die Daten zurückreifen, wobei sich der Zugriff differenziert regeln lässt. Sie können also durchaus auch Kunden in das System einbinden.
• Sie entscheiden, welche Informationen wie lange gespeichert bleiben. Die entsprechenden Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich unternehmensspezifisch und gesetzeskonform festlegen.
• Eine moderne ECM Lösung erleichtert eventuell Dokumentations- und Nachweispflichten.
• Relevante Informationen zu Ihren Geschäftsabläufen werden revisionssicher aufbewahrt.

Sie sehen, ECM birgt einiges Potenzial, nutzen Sie es. Lassen Sie sich ausgiebig beraten, damit Sie die ideale Lösung für Ihr Unternehmen und Ihren Content finden.

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